Le dossier est composé de :

• une lettre de couverture complétée et signée au format pdf (cf. modèle - ZIP) ;
• un fichier pdf séparé pour les informations relatives à l’entreprise ;
• un seul fichier au format pdf par établissement, annexes incluses.

Un modèle de présentation d'un état annuel est disponible en suivant ce lien (WORD).

Il est recommandé d’adresser les états des différents établissements d’une même entreprise en une fois dans un seul dossier CESP. Ils peuvent toutefois être envoyés en plusieurs envois, en le précisant dans la lettre de couverture. 

Les soumissions des états se font par voie électronique sécurisée via CESP.

Toutes les informations relatives à CESP sont disponibles sur le site Internet : cespportal.hma.eu.

Pour déposer une demande sur CESP

Les fichiers pdf doivent être nommés de la façon suivante :

• pour la lettre de couverture : LETTRE_ENTREPRISE_ETAT_ANNEE_concernée ;

• pour l’entreprise : ENTREPRISE_ETAT_ANNEE concernée ;

• pour les établissements : Numéro_d’établissement_NOM_ETABLISSEMENT_ETAT-ANNEE concernée.

Exemple : L’entreprise AA adresse en 2018 les états relatifs à l’année 2017 pour ses deux établissements BBB (n° 3502) et CCC (n°4037).
Le dossier CESP (sous format zip.) sera intitulé AA_ETAT_2017 et il comprendra les quatre fichiers suivants :

• LETTRE_AA_ETAT_2017.pdf
• 4037_CCC_ETAT_2017.pdf

Pour les distributeurs en gros réalisant à la fois de la distribution de médicaments à usage humain et de médicaments vétérinaires, un exemplaire doit également être transmis directement au service d’inspection (ARS).

Pour les fabricants/importateurs autorisés à la fois par l’ANSM et l’Anses-ANMV, ils peuvent adresser à l’ANMV le même exemplaire que celui adressé à l’ANSM, à condition que les effectifs concernés pour les activités vétérinaires y soient clairement mentionnés. En effet, l'effectif sert de base au calcul de la taxe annuelle par l’ANMV.

Attention : En aucun cas, les changements administratifs et les modifications techniques ne peuvent être déposés à l’ANMV via la transmission de l’état. Ils doivent faire l’objet d’une demande préalable distincte, accompagnée des pièces justificatives requises (arrêté ministériel du 20 avril 2012).

Pour toutes questions, merci d’écrire à l’adresse suivante : etab@anses.fr